POLÍTICA DE REEMBOLSO

Las siguientes reglas se suelen aplicar al proceso de reembolso en relación con las actividades Erasmus+. Cada entidad maneja el tema del reembolso de manera diferente, pero en general estas reglas son las que suelen aplicarse. La organización anfitriona del proyecto se compromete a reembolsar los gastos de viaje de cada participante de la actividad, siempre y cuando se cumplan las siguientes condiciones:

• Todos los detalles del itinerario (fechas, horas y medios de transporte) de ida y vuelta a la actividad deben ser acordados con la asociación anfitriona antes de realizar la compra.

• Los costos de viaje se reembolsarán hasta el límite presupuestario establecido según el país del que proviene el participante, como se especifica en el infopack del proyecto.

• Solo se hará el reembolso a aquellos participantes que hayan tomado parte activa en todas las sesiones de la actividad, excepto en caso de presentar un certificado médico correspondiente a las fechas de la actividad.

• La organización anfitriona reembolsará exactamente la cantidad gastada en el viaje, tal y como se refleje en los documentos de viaje (facturas, billetes, tarjetas de embarque, etc.) presentados. Es muy importante guardar todos los billetes emitidos y utilizados, para demostrar los viajes y sus gastos efectivos en el momento dedicado.

• El reembolso solo cubre los gastos del transporte público (no se incluyen los costos de taxi ni seguros). En circunstancias excepcionales, se podrán reembolsar los costos de viaje en coche, pero siempre deberán obtenerse previamente la aprobación especial de la organización anfitriona.

• Durante la actividad, se suele pedir al participante que complete un formulario de reembolso, en el que especifique todos los costos de viaje. Si algún costo se pagó en otra moneda que no sea EUR, se deberá utilizar el tipo de cambio InforEuro según la fecha de compra del billete correspondiente (https://bit.ly/InforEuroExchangeRate).

• Todos los tickets deberán presentarse en formato digital o en papel, según cómo se hayan emitido por la entidad de transporte, a la organización anfitriona antes del último día de la actividad. Si el participante se ve obligado a comprar tickets en papel después de la misma, deberá informar a la asociación anfitriona antes del último día de la actividad. En este caso, es posible que pidan que los tickets se envíen por correo.

• El reembolso se puede realizar mediante transferencia bancaria individual para cada participante, o mediante una transferencia única a uno de los miembros del grupo nacional, o directamente a la asociación de envío (L’Ayalguina), que luego se ocupará de reenviar el dinero a cada uno de sus participantes. En este caso, hay que acordarlo previamente.

• No hay un plazo concreto para la devolución de los costes de viaje: ante la duda, preguntar directamente a la asociación anfitriona. No suele tardar mucho, pero algunas entidades prefieren esperar el último pago de la financiación para no tener que adelantar dinero y no arriesgarse.

• El reembolso solo se realizará una vez que el participante haya completado el informe oficial online de la Comisión Europea enviado el último día de la actividad y la organización anfitriona haya recibido pruebas de una actividad de difusión realizada por el participante, de acuerdo con los requisitos específicos comunicados en el infopack y durante la actividad.